ב"ה, כ"ח אייר, תשי"ח
ברוקלין
הנהלת צעירי אגודת חב"ד בכפר חב"ד
ה' עליהם יחיו
שלום וברכה!
במענה למכתבם מתפארת שביסוד, ובו כמה שאלות בהנוגע להתועדות די"ב תמוז הבע"ל ואופנה.
והנה כבר כתבתי זה כ"פ, שבענינים דכגון דא תלוי באופן ההכנה, ז.א. שמוכרחת תכנית מפורטת בעוד מועד ובאופן דלשלול הענין דקדירה דבי שותפי, ואחראים לענינים מסוימים של ההתועדות, ואף שמובן שאין להפחיד את האחראים, אבל סו"ס אין האחריות קשה כ"כ שזקוקים להפחדה והבהלה כי אם להכנה בעוד מועד ובאופן מסודר.
ועוד זאת רואים אשר באם מכריחים את מי שהוא לקבל עליו תפקיד והכנה וגם לאחרי השכנוע אינו מסכים כי אם מתבייש להשיב פני המבקש אזי "צורה כזו" יש להעבודה (אזא אויסזעהען האט די ארבעט) וההשתדלות שלו. וכיון שעתה די זמן גם לסידור מסודר בהנ"ל ועוד עת אפילו להתייעצות איזה פעמים קודם התחלת הבאת התכנית לידי פועל, הנה כל אלה הפעילים שבהם יתאספו וידונו בדבר ואחרי כן יעשו אסיפה מורחבת ובהתאם להשקו"ט והאסיפה ותוצאות שלה - יחליטו בנוגע לשאלותיהם.
בהנוגע להוצאות הכרוכות בדבר, הנה אעורר את אנ"ש שישתתפו בערך שליש ההוצאות (כמובן באם תהי' זה לא התועדות מקומית כ"א בשטח רחב יותר).
בודאי המציאו להם מצעירי אגו"ח בת"א העתק מכתבי[1] בהנוגע לעשות סה"כ מהפעולות במשך שנים שעברו וכו'.
בברכה לקבלת התורה בשמחה ובפנימיות ולבשו"ט.
העתק מכתבי: דלעיל ו'רסה.
B"H, 28 Iyar, 5718.
Brooklyn.
Hanhala of Tzeirei Agudas Chabad in Kfar Chabad, may Hashem be upon them and grant them life.
Shalom u'Vrachah!
In response to your letter, which is distinguished by its foundational strength and contains several questions regarding the upcoming Yud-Beis Tammuz farbrengen and its organization. As I have written many times before, matters such as these depend on the manner of preparation; that is, a detailed plan must be made well in advance in a way that avoids the issue of a "pot belonging to partners," with specific individuals responsible for certain aspects of the farbrengen. Of course, there is no need to frighten those responsible; ultimately, the responsibility is not so difficult as to require intimidation or alarm—only timely and orderly preparation is necessary.
Furthermore, it is evident that if someone is pressured to accept a task and preparation but even after persuasion does not agree—only feels embarrassed to refuse—then such an approach will affect both the work's appearance (azoi oiszehen hot di arbet) and his effort.
Since there is still enough time for proper organization as mentioned above—and even time for several consultations before beginning to implement the plan—all those active should gather together and discuss the matter. Afterwards, they should hold a broader meeting and, according to the discussion and its results, decide regarding your questions.
Regarding the expenses involved: I will encourage Anash to participate in about one-third of the costs (of course, if this will not be merely a local farbrengen but one on a broader scale).
Certainly Tzeirei Aguch in Tel Aviv has provided you with a copy of my letter regarding making an overall summary of activities from previous years, etc.
Blessings for receiving the Torah with joy and inwardness and for good news.
Summary
The Rebbe teaches that successful communal events require early planning, clear delegation of responsibilities without undue pressure on individuals, collaborative discussion among organizers, and shared financial support when appropriate.